De visie van Frontvision
Onze visie: eenvoudig en altijd gericht op de toekomst
Frontvision is ontstaan vanuit een krachtige visie. Capaciteitsmanagement moet eenvoudig zijn en niet worden bepaald door uren, maar door euro’s. In eerdere blogs heb je meer kunnen lezen over Frontvision en haar oprichters. Hopelijk heb je ontdekt hoeveel voordelen tactisch capaciteitsmanagement met zich meebrengt, of je nu wel of niet gebruikmaakt van onze tool. In deze blog gaan we dieper in op onze visie en hoe deze tot uiting komt in onze applicatie.
Een cruciaal aspect van onze visie betreft het onderscheid tussen de besturingsmodellen die zorgorganisaties hanteren: het Angelsaksische en het Rijnlandse model. Angelsaksisch bestuur draait om efficiëntie en streeft naar het creëren van zekerheid. Het Rijnlandse model pleit voor vakmensen en accepteert een zekere mate van onzekerheid.
De keuze tussen deze besturingsmodellen beïnvloedt ook de manier waarop een organisatie met geld omgaat. In het Angelsaksische model moet elke euro verantwoord worden, inclusief uitgebreide toelichtingen en mogelijke maatregelen. In het Rijnlandse bestuur ligt de verantwoordelijkheid bij de werknemers, bijvoorbeeld in het zorgteam. De cijfers worden in het team besproken en het team krijgt de ruimte om zaken zelf te regelen. Nadruk ligt op het sturen in plaats van achteraf verklaren. Daardoor vindt sturing meer plaats op basis van opbrengsten en kosten per cliënt. Er wordt gewerkt met normen, niet met terugwerkende kracht, maar met de blik vooruit.
Rolling forecast
Een term die inmiddels bekend is in de wereld van zorgmanagement, is de rolling forecast. Het is een financiële plantechniek die wordt gebruikt om toekomstige financiën te voorspellen. Terwijl een traditionele begroting slechts een keer per jaar wordt opgesteld, wordt een rolling forecast maandelijks of per kwartaal bijgewerkt. Dit zorgt voor meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen, omdat instellingen hun financiële voorspellingen kunnen aanpassen wanneer er nieuwe informatie beschikbaar komt of de omstandigheden veranderen. Met een rolling forecast kunnen zorginstellingen vooruitkijken, wat aansluit bij onze visie. We streven ernaar niet eindeloos achteruit te kijken, maar problemen voor te zijn en te blijven.
Een waardevolle aanvulling op het toepassen van de rolling forecast is het gebruik van een capaciteitsplanner. Zo’n programma beheert de beschikbare financiële middelen en optimaliseert de inzet van personeel door inkomsten en uitgaven vooraf te sturen. Dit kan worden bereikt door de norm per cliënt vooraf te bepalen, zoals eerder uitgelegd in de blog ‘Hoe implementeer je tactisch capaciteitsmanagement op de werkvloer?’. Frontvision – DRP heeft een tactische capaciteitsplanner ontwikkeld waarmee een zorgteam vooraf kan sturen op inzet en informatie. Zo worden het verschil in budget en in te zetten capaciteit volledig doorgerekend en weergegeven.
Zowel een rolling forecast als Frontvision – DRP richten zich op de toekomst en maken gebruik van normen, waarmee ze aansluiten bij het Rijnlandse bestuursmodel. Een rolling forecast voorspelt financiën, terwijl Frontvision – DRP zorgt voor sturing en borging in de teams. De uitkomsten van de capaciteitsplanner kunnen vervolgens worden gebruikt voor de rolling forecast. Hierdoor komt de verwachte personeelsinzet niet alleen uit een rekenmachine, maar ook uit het zorgteam zelf. Op deze manier worden kosten verlaagd en creativiteit verhoogd, zonder dat de autonomie en creativiteit van zorgteams in gevaar komt.
Stuur op euro’s, niet op uren
De afgelopen jaren zien we een verschuiving van het sturen op uren naar het sturen op euro’s in de zorgsector. Zorgorganisaties ervaren vaak dat het sturen op uren niet volledig is. Een zorgbestuurder merkte op: “Het budget voor voeding wordt ook niet vertaald naar het aantal boterhammen dat ik mag inkopen. We hanteren een budget in euro’s. Als je duurder brood koopt, ben je sneller door je geld heen. Dit gaat over keuzes tussen kwaliteit en kwantiteit.” Dit principe is toepasbaar op de inzet van personeel.
Een urennorm kan leiden tot onaangename verrassingen achteraf, bijvoorbeeld als de verschillen in functies niet zijn meegenomen. Hoewel het mogelijk is om een urennorm per functie vast te stellen, maakt dit de financiën en het vooruitkijken niet per se eenvoudiger.
Frontvision staat voor eenvoud en vooruitkijken. Daarom adviseren wij om altijd met euro’s te werken. Als je toch uren wilt presenteren, kun je deze altijd omrekenen in je eigen analyse, Ook Frontvision – DRP werkt op basis van euro’s en verwerkt de ingeplande uren direct op de begroting. Hierdoor heb je direct inzicht in de invloed van je dienstroosterpatroon op de financiën. Dit is een stuk eenvoudiger dan voortdurend omrekenen van beschikbare uren.