Tactisch sturen in de Zorg
De functie ‘capaciteitsmanager’ is een functie die in de langdurige zorg in de pioniersfase zit. Wat wordt er verwacht van een capaciteitsmanager? Is de invulling van deze functie bij iedere instellingen hetzelfde? Is de capaciteitsmanager een specialist in tactische het plannen; het tactisch sturen, allebei; of toch (heel) iets anders? Afgelopen tijd spraken wij meerdere zorginstellingen die bezig zijn met het optuigen van deze functie. Lees onze blog over deze ontwikkeling.
Als een zorgorganisatie bijvoorbeeld een controller zoekt, dan is het snel duidelijk wat je van diegene verwacht; welk profiel je zoekt; welke opleiding je eventueel kunt aanbieden en wat zijn of haar taken gaan worden. Dat is bij een capaciteitsmanager in de langdurige zorg anders. Deze functie staat bij veel zorgorganisatie in de kinderschoenen. In tegenstelling tot een controller zijn er nog best veel vraagtekens over het takenpakket; het gewenste profiel; de eventuele opleiding die nodig is en ook wat er van deze persoon verwacht wordt. De functie en het profiel kunnen flink verschillen per instelling. Capaciteitsmanagement kent zowel strategisch, tactische als operationele processen. Daarnaast raakt het zowel de cliënt, de medewerker en de bedrijfsvoering. Hoe richt je de functie in en welk profiel past daarbij?
De invulling die wij het meeste tegenkomen is wat wij noemen het ‘tactisch plannen’ óf het ‘tactisch sturen’. Indien het verschil tussen deze twee processen op voorhand onvoldoende in beeld is, zien wij dat de invulling van de functie capaciteitsmanager stroef kan verlopen. Operationele taken (rooster) en tactische zaken (plannen en sturen) gaan kris kras door elkaar heen lopen. Gevolg is dat de capaciteitsmanager onduidelijkheid ervaart in haar rol of dat er te weinig óf juist teveel wordt gevraagd.
Op het moment dat ‘Capaciteitsmanagement’ voor het eerst aandacht krijgt in een organisatie, wordt veelal eerst het accent gelegd op het ‘tactisch plannen’. Er worden problemen ervaren in het roosteren. Door op tactisch niveau verder vooruit te kijken kun je knelpunten voor zijn. Je kunt hierbij onder meer denken aan een analyse van week tot week, rekening houdend met vakantieroosters en voorspellingen van overige indirecte tijd. Je kunt tijdiger anticiperen op mogelijk tekorten en/of overschotten van week tot week. Indien de focus van de capaciteitsmanager ligt op het tactisch plannen komen organisaties voor de invulling van de functie capaciteitsmanager veelal terecht bij een goed functionerende roosteraar die kan en wil doorgroeien. Bestaande roosters en/of bestaande formatie is veelal het startpunt van het gesprek tijdens het tactisch plannen. Indien je tijdens dit proces ook de budgettaire kaders wilt toetsen, dan begint vaak de rolonduidelijkheid. Dan kom je op het vlak van tactisch sturen.
Bij het tactisch sturen beoog je budgettair en formatief het fundament goed neer te zetten. Tactisch sturen doe je vóórdat je tactisch gaat plannen en roosteren. De verantwoordelijkheid (en uitvoering?) ligt bij een manager/teamleider, niet bij een roosteraar (of tactisch planner?). Tactisch sturen is het bouwen van een fundament, zodat bij het tactisch plannen en roosteren ‘de muren’ goed opmetselt kunnen worden. Tactisch sturen is op zoek gaan naar het gewenste dienstroosterpatroon. Daarbij ga je in eerste instantie niet uit van het huidige rooster of formatie, maar van de gewenste zorg. Een dienstroosterpatroon die goed is voor de medewerker en cliënt en passend is binnen de bedrijfsvoering (budget). Daarbij stuur je op een vaste en flexibele formatie die passend is bij het vastgestelde dienstroosterpatroon. Indien een zorginstelling op zoek is naar een capaciteitsmanager om tactisch te sturen, dan zien wij dat een roosterraar veelal (nog) niet het juiste profiel heeft voor deze functie. Wellicht kom je dan eerder uit bij een huidige controller, HR-adviseur, projectmanager, consultant, etc die graag een nieuwe uitdaging wil aangaan.
De functie capaciteitsmanager in de langdurige zorg staat nog aan het begin van haar evolutie. Dat maakt deze functie in onze ogen super interessant. Het vraagt flexibiliteit van een organisatie en medewerker. Stel je zelf eerst de vraag; willen wij dat de capaciteitsmanager tactisch gaat plannen of tactisch gaat sturen of toch iets anders? Bespreek vervolgens bij wie welke verantwoordelijk ligt en welk profiel je werft indien je de functie van capaciteitsmanager gaat optuigen. Bedenk welk pad je wilt bewandelen. Wees niet bang on te pionieren en wees niet bang je navigatie onderweg meermaals aan te passen. En bel gerust met ons om te sparren. Wie zien en horen veel op het gebied van capaciteitsmanagement.
terug naar de artikelen – uitgelicht