Tactisch sturen in de Zorg

De functie ‘capaciteitsmanager’ is een functie die in de langdurige zorg in de pioniersfase zit. Wat wordt er verwacht van een capaciteitsmanager? Is de invulling van deze functie bij iedere instellingen hetzelfde? Is de capaciteitsmanager een specialist in tactische het plannen; het tactisch sturen, allebei; of toch (heel) iets anders? Afgelopen tijd spraken wij meerdere zorginstellingen die bezig zijn met het optuigen van deze functie. Lees onze blog over deze ontwikkeling.

Als een zorgorganisatie bijvoorbeeld een controller zoekt, dan is het snel duidelijk wat je van diegene verwacht; welk profiel je zoekt; welke opleiding je eventueel kunt aanbieden en wat zijn of haar taken gaan worden. Dat is bij een capaciteitsmanager in de langdurige zorg anders. Deze functie staat bij veel zorgorganisatie in de kinderschoenen. In tegenstelling tot een controller zijn er nog best veel vraagtekens over het takenpakket; het gewenste profiel; de eventuele opleiding die nodig is en ook wat er van deze persoon verwacht wordt. De functie en het profiel kunnen flink verschillen per instelling. Capaciteitsmanagement kent zowel strategisch, tactische als operationele processen. Daarnaast raakt het zowel de cliënt, de medewerker en de bedrijfsvoering. Hoe richt je de functie in en welk profiel past daarbij?

De invulling die wij het meeste tegenkomen is wat wij noemen het ‘tactisch plannen’ óf het ‘tactisch sturen’. Indien het verschil tussen deze twee processen op voorhand onvoldoende in beeld is, zien wij dat de invulling van de functie capaciteitsmanager stroef kan verlopen. Operationele taken (rooster) en tactische zaken (plannen en sturen) gaan kris kras door elkaar heen lopen. Gevolg is dat de capaciteitsmanager onduidelijkheid ervaart in haar rol of dat er te weinig óf juist teveel wordt gevraagd.

Op het moment dat ‘Capaciteitsmanagement’ voor het eerst aandacht krijgt in een organisatie, wordt veelal eerst het accent gelegd op het ‘tactisch plannen’. Er worden problemen ervaren in het roosteren. Door op tactisch niveau verder vooruit te kijken kun je knelpunten voor zijn. Je kunt hierbij onder meer denken aan een analyse van week tot week, rekening houdend met vakantieroosters en voorspellingen van overige indirecte tijd. Je kunt tijdiger anticiperen op mogelijk tekorten en/of overschotten van week tot week. Indien de focus van de capaciteitsmanager ligt op het tactisch plannen komen organisaties voor de invulling van de functie capaciteitsmanager veelal terecht bij een goed functionerende roosteraar die kan en wil doorgroeien. Bestaande roosters en/of bestaande formatie is veelal het startpunt van het gesprek tijdens het tactisch plannen. Indien je tijdens dit proces ook de budgettaire kaders wilt toetsen, dan begint vaak de rolonduidelijkheid. Dan kom je op het vlak van tactisch sturen.

Bij het tactisch sturen beoog je budgettair en formatief het fundament goed neer te zetten. Tactisch sturen doe je vóórdat je tactisch gaat plannen en roosteren. De verantwoordelijkheid (en uitvoering?) ligt bij een manager/teamleider, niet bij een roosteraar (of tactisch planner?). Tactisch sturen is het bouwen van een fundament, zodat bij het tactisch plannen en roosteren ‘de muren’ goed opmetselt kunnen worden. Tactisch sturen is op zoek gaan naar het gewenste dienstroosterpatroon. Daarbij ga je in eerste instantie niet uit van het huidige rooster of formatie, maar van de gewenste zorg. Een dienstroosterpatroon die goed is voor de medewerker en cliënt en passend is binnen de bedrijfsvoering (budget). Daarbij stuur je op een vaste en flexibele formatie die passend is bij het vastgestelde dienstroosterpatroon. Indien een zorginstelling op zoek is naar een capaciteitsmanager om tactisch te sturen, dan zien wij dat een roosterraar veelal (nog) niet het juiste profiel heeft voor deze functie. Wellicht kom je dan eerder uit bij een huidige controller, HR-adviseur, projectmanager, consultant, etc die graag een nieuwe uitdaging wil aangaan.

De functie capaciteitsmanager in de langdurige zorg staat nog aan het begin van haar evolutie. Dat maakt deze functie in onze ogen super interessant. Het vraagt flexibiliteit van een organisatie en medewerker. Stel je zelf eerst de vraag; willen wij dat de capaciteitsmanager tactisch gaat plannen of tactisch gaat sturen of toch iets anders? Bespreek vervolgens bij wie welke verantwoordelijk ligt en welk profiel je werft indien je de functie van capaciteitsmanager gaat optuigen. Bedenk welk pad je wilt bewandelen. Wees niet bang on te pionieren en wees niet bang je navigatie onderweg meermaals aan te passen. En bel gerust met ons om te sparren. Wie zien en horen veel op het gebied van capaciteitsmanagement.

terug naar de artikelen – uitgelicht

De toekomst van Frontvision

Toekomstvisie Frontvision

Frontvision staat letterlijk voor vooruitkijken. De tool Frontvision – DRP zorgt ervoor dat zorgorganisaties de blik naar voren kunnen richten. Het is niet meer dan logisch dat Frontvision dit zelf ook doet. Oprichters Marlon en Ronald gaan in op de toekomst van Frontvision en hun persoonlijke ambities.

Bij Frontvision zul je geen dikke boekwerken met toekomstplannen vinden. Marlon en Ronald willen het bedrijf op hun eigen tempo laten groeien, zonder zich vast te leggen aan cijfers of uitgebreide strategieën. Ronald licht toe: “We hebben voor 2024 geen prognose liggen waarin staat hoeveel nieuwe klanten erbij moeten. We willen heel graag dat alle zorgorganisaties in de langdurige zorg weten dat wij bestaan en dat we daardoor verandering teweeg kunnen brengen in het stuurproces van die organisaties. Kiezen voor vooraf normatief sturen is een cultuuromslag. Ik ben er heilig van overtuigd dat deze manier van sturen beter is en hoop dat veel organisaties de omslag gaan maken.”

“Daarbij is het natuurlijk mooi als we een begrip worden in die cultuurverandering. Bedrijven krijgen niet alleen onze tool, maar ook onze expertise. Wij willen graag helpen om die implementatie zo snel mogelijk te laten gaan”, vertelt Ronald verder. “We zijn echt begonnen om het verschil te maken. Niet om zoveel mogelijk geld te verdienen, maar om verandering op gang te brengen. Natuurlijk willen wij ons brood ermee verdienen. Er zit alleen geen investeerder op de achtergrond te pushen om zoveel mogelijk omzet te genereren.”

Ontwikkeling

Ronald: “Wat het eerstvolgende is dat we willen bereiken? Zakelijk zou het uiteraard fijn zijn als de komende periode meer zorgorganisaties zich bij ons aansluiten. Daar zit verder niet een tijdspad aan vast.”

“Daarnaast willen we onze tools verder ontwikkelingen. We hebben recent een nieuwe module opgeleverd. De ontwikkeling van een nieuwe module kan heel snel gaan. Een van ons komt binnen met een idee en legt het aan de ander voor. Soms besluiten we dat het niet in de visie past, maar het gebeurt ook dat we weer een project hebben waar we twee maanden mee bezig zijn. We zorgen er wel altijd voor dat de kern van onze tool ongemoeid blijft. Een update is altijd een aanvulling, geen complete verandering.” Last but not least; we zijn bezig om te onderzoeken hoe Frontvision-DRP de basis zou kunnen zijn van een rolling forecast. Mocht je interesse hebben om mee te denken, neem dan gerust contact met ons op.

Persoonlijke ambities

Wie de afgelopen blogs heeft gelezen, kan duidelijk de passie van Marlon en Ronald voor Frontvision zien. Ze willen het verschil maken in de zorg en een bijdrage leveren aan een cultuurverandering. Die passie wordt nog duidelijker als ze ingaan op hun persoonlijke ambities. Marlon trapt af:

“Ik kom uit een kerkelijke omgeving, en zo nu en dan geef ik gastles op een bijbelschool. Daar geef ik dan vooral onderwijs aan jonge muzikanten. Dat komt deels vanuit een liefde voor kennisoverdracht. Bepaalde dingen die ik heb mogen ontdekken en inzichten die ik heb mogen verkrijgen, in het leven/geloof en muziek, wil ik met anderen delen. Ik wil hen helpen hun (muzikale) identiteit te ontdekken.”

“Ik wil gewoon iets doorgeven aan de jonge generatie die na ons komt”, vertelt Marlon. “Dit raakt me persoonlijk. Elke generatie moet op de schouders van de volgende kunnen staan. We hebben het steeds over zakelijke groei, maar ik vind persoonlijke groei, ontwikkeling en maatschappelijk bijdragen veel belangrijker. En wat betreft onze tool, ik hoop dat dit een tactisch radertje in het grote geheel van iets nieuws in de zorgcultuur mag zijn. Wat we hier doen geeft me echt het gevoel dat we met iets leuks en goeds bezig zijn. Kortom, ik wil iets nuttigs leveren, of dat nu in de techniek of de muziek is.”

“Hier kan ik niet meer overheen”, lacht Ronald. “Ik kan eigenlijk maar één ding toevoegen. Toen ik hieraan begon zei ik tegen mijn vrouw: ik wil zoveel plezier hebben in mijn werk dat er geen verschil meer zit tussen weekend en week. Dat is gelukt. Het maakt me niet meer uit welke dag ik wakker word, ik heb er altijd zin in. Misschien een beetje individualistisch, maar dat mag wel toch? ”
 

lees meer over Ronald

Lees meer over Marlon

terug naar de artikelen – uitgelicht

Wat vinden de klanten van Frontvision

Wat vinden de klanten van Frontvision?

In de afgelopen blogs heeft u kunnen lezen over de oprichters van Frontvision en hun visie voor tactisch capaciteitsmanagement in de zorg. De afgelopen maanden hebben verschillende zorgorganisaties gebruikt gemaakt van Frontvision-DRP. Ze vertellen over hun ervaringen met de tool in deze blog.

Als hoofd van de economisch administratieve dienst was Henri Krijgsman halverwege vorig jaar betrokken bij de introductie van Frontvision bij Salem. Op dat moment hield hij zich vooral bezig met het kostenplaatje en het opzetten van de tool. Toen de tool eenmaal gebruikt kon worden, werd het stokje overgegeven aan zijn collega Zanelle Mans, manager Zorg & Welzijn. Zanelle maakt van dichtbij mee hoe Frontvision-DRP op de werkvloer gebruikt wordt.

“We begonnen net na een organisatorische verschuiving Frontvision-DRP te gebruiken”, vertelt Zanelle. “Teamleiders kregen na de verschuiving meer verantwoordelijkheid en autonomie bij het aansturen van hun team, ook op financieel gebied. We wilden daarbij een programma als Frontvision beschikbaar stellen, zodat de teamleiders meer en makkelijker inzicht zouden hebben in hun dienstroosterpatroon en bijhorende financiën.”

Henri vult aan: “We hadden meerdere opties, maar kozen voor Frontvision door hun aandacht voor eenvoud. Dat viel gelijk het meeste op. Het sprak ons erg aan dat het programma heel duidelijk is. De teamleiders hadden al een hele nieuwe rol en de tool moest het werk makkelijker voor hen maken, niet complexer.”

Ramon Barten, interim-manager integrale zorg bij Waardeburgh-Present, herkent dat. “De meeste managers/teamleiders zijn echt zorggericht en minder sterk financieel. Hoe eenvoudiger het is, hoe beter.”

Uitkomst

Ook Ramon werkt inmiddels een tijdje met Frontvision. Al sinds de invoering van de zorgzwaartepakketten was hij bezig met het maken van formaties in Excel. Zoals veel managers in de zorg ervaren is dat niet efficiënt en overzichtelijk. Frontvision-DRP kwam als een uitkomst.

“Ik ben fan. Ik werk al heel lang in de zorg en al vanaf de invoering van de zorgzwaartepakketten ben ik bezig geweest met Excel om een formatie te maken met de zorgzwaarte in het achterhoofd. Frontvision is de eerste tool die ik bij mijn werk zie waarvan ik denk: hèhè, eindelijk iets wat makkelijk is en werkt.”

Ook volgens Ramon ligt de grootste kracht in de eenvoud en het gebruiksgemak. “Ik vind dat Frontvision visueel gezien heel sterk in elkaar zit. Door de metertjes die gebruikt worden kun je heel snel zien of je er goed of slecht voorstaat. Die vertaling voor mij als manager is heerlijk. Ik kan snel zien wat de situatie is en waar dat door komt.”

Betrokkenheid

Frontvision-DRP introduceren bij je team is niet alleen handig om inzicht te krijgen in de financiën. Henri en Zanelle zien steeds meer betrokkenheid vanuit de hele organisatie.

“Teamleiders gebruiken Frontvision in de vergaderingen met hun teams om hen inzicht te geven in de zorgzwaarte van bewoners en bijhorende inzet”, vertelt Zanelle. “Steeds meer mensen zijn daardoor betrokken bij wat we doen.”

“Het programma zorgt voor veel bewustzijn bij de mensen”, voegt Henri toe. “Ze zien bijvoorbeeld direct wat voor gevolgen de inzet van ZZP’ers heeft, doordat alles in euro’s wordt weergeven. Zo wordt dit soort informatie minder abstract.”

Ramon ziet dat ook als manager. “Frontvision maakt heel goed inzichtelijk hoe je ervoor staat en het is realtime aan te passen. Als er een zorgzwaarte aangepast wordt krijg je meer of minder geld. Ik kan dat verwerken in het programma en krijg gelijk overzichtelijk het verschil te zien. Een groot voordeel daarbij is dat ik met scenario’s kan werken, waardoor ik op alles voorbereid kan zijn.”

Gebruik

Als een organisatie gebruikt maakt van de diensten van Frontvision wordt er gezorgd voor een scholing. Toch merken Henri, Zanelle en Ramon dat werknemers opnieuw moeten inkomen als ze het programma gebruiken.

“Je gebruikt het programma niet dagelijks”, vertelt Zanelle. “Daardoor zijn werknemers soms een beetje onwennig. Frontvision-DRP is gelukkig zo eenvoudig dat ze het na een paar klikken weer doorhebben. Ik hoop echt dat het zo eenvoudig blijft! Ik adviseer wel om als startende organisatie je teamleiders de vrijheid en tijd te geven om ermee om te leren gaan.”

Het doel van Frontvision is om hun tool inderdaad zo eenvoudig mogelijk te houden. Toch moet er af en toe iets toegevoegd worden om beter aan te sluiten op te praktijk. Gelukkig is er feedback van de managers. Ramon liep er bijvoorbeeld tegenaan dat hij werknemers met grote contracten voor losse uren kon inplannen in de tool. In de praktijk is dat niet haalbaar.

Ramon: “Toen ik dat bij Ronald en Marlon meldde zijn ze er gelijk mee aan de slag gegaan. Er is net een nieuwe module verschenen die precies aansluit op wat ik bedoelde. Door samen te werken met de zorg kan Frontvision het tactisch sturen in de zorg echt verder helpen!”

terug naar de artikelen – uitgelicht

De visie van Frontvision

Onze visie: eenvoudig en altijd gericht op de toekomst

Frontvision is ontstaan vanuit een krachtige visie. Capaciteitsmanagement moet eenvoudig zijn en niet worden bepaald door uren, maar door euro’s. In eerdere blogs heb je meer kunnen lezen over Frontvision en haar oprichters. Hopelijk heb je ontdekt hoeveel voordelen tactisch capaciteitsmanagement met zich meebrengt, of je nu wel of niet gebruikmaakt van onze tool. In deze blog gaan we dieper in op onze visie en hoe deze tot uiting komt in onze applicatie.

Een cruciaal aspect van onze visie betreft het onderscheid tussen de besturingsmodellen die zorgorganisaties hanteren: het Angelsaksische en het Rijnlandse model. Angelsaksisch bestuur draait om efficiëntie en streeft naar het creëren van zekerheid. Het Rijnlandse model pleit voor vakmensen en accepteert een zekere mate van onzekerheid.

De keuze tussen deze besturingsmodellen beïnvloedt ook de manier waarop een organisatie met geld omgaat. In het Angelsaksische model moet elke euro verantwoord worden, inclusief uitgebreide toelichtingen en mogelijke maatregelen. In het Rijnlandse bestuur ligt de verantwoordelijkheid bij de werknemers, bijvoorbeeld in het zorgteam. De cijfers worden in het team besproken en het team krijgt de ruimte om zaken zelf te regelen. Nadruk ligt op het sturen in plaats van achteraf verklaren. Daardoor vindt sturing meer plaats op basis van opbrengsten en kosten per cliënt. Er wordt gewerkt met normen, niet met terugwerkende kracht, maar met de blik vooruit.

Rolling forecast

Een term die inmiddels bekend is in de wereld van zorgmanagement, is de rolling forecast. Het is een financiële plantechniek die wordt gebruikt om toekomstige financiën te voorspellen. Terwijl een traditionele begroting slechts een keer per jaar wordt opgesteld, wordt een rolling forecast maandelijks of per kwartaal bijgewerkt. Dit zorgt voor meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen, omdat instellingen hun financiële voorspellingen kunnen aanpassen wanneer er nieuwe informatie beschikbaar komt of de omstandigheden veranderen. Met een rolling forecast kunnen zorginstellingen vooruitkijken, wat aansluit bij onze visie. We streven ernaar niet eindeloos achteruit te kijken, maar problemen voor te zijn en te blijven.

Een waardevolle aanvulling op het toepassen van de rolling forecast is het gebruik van een capaciteitsplanner. Zo’n programma beheert de beschikbare financiële middelen en optimaliseert de inzet van personeel door inkomsten en uitgaven vooraf te sturen. Dit kan worden bereikt door de norm per cliënt vooraf te bepalen, zoals eerder uitgelegd in de blog ‘Hoe implementeer je tactisch capaciteitsmanagement op de werkvloer?’. Frontvision – DRP heeft een tactische capaciteitsplanner ontwikkeld waarmee een zorgteam vooraf kan sturen op inzet en informatie. Zo worden het verschil in budget en in te zetten capaciteit volledig doorgerekend en weergegeven.

Zowel een rolling forecast als Frontvision – DRP richten zich op de toekomst en maken gebruik van normen, waarmee ze aansluiten bij het Rijnlandse bestuursmodel. Een rolling forecast voorspelt financiën, terwijl Frontvision – DRP zorgt voor sturing en borging in de teams. De uitkomsten van de capaciteitsplanner kunnen vervolgens worden gebruikt voor de rolling forecast. Hierdoor komt de verwachte personeelsinzet niet alleen uit een rekenmachine, maar ook uit het zorgteam zelf. Op deze manier worden kosten verlaagd en creativiteit verhoogd, zonder dat de autonomie en creativiteit van zorgteams in gevaar komt.

Stuur op euro’s, niet op uren

De afgelopen jaren zien we een verschuiving van het sturen op uren naar het sturen op euro’s in de zorgsector. Zorgorganisaties ervaren vaak dat het sturen op uren niet volledig is. Een zorgbestuurder merkte op: “Het budget voor voeding wordt ook niet vertaald naar het aantal boterhammen dat ik mag inkopen. We hanteren een budget in euro’s. Als je duurder brood koopt, ben je sneller door je geld heen. Dit gaat over keuzes tussen kwaliteit en kwantiteit.” Dit principe is toepasbaar op de inzet van personeel.

Een urennorm kan leiden tot onaangename verrassingen achteraf, bijvoorbeeld als de verschillen in functies niet zijn meegenomen. Hoewel het mogelijk is om een urennorm per functie vast te stellen, maakt dit de financiën en het vooruitkijken niet per se eenvoudiger.

Frontvision staat voor eenvoud en vooruitkijken. Daarom adviseren wij om altijd met euro’s te werken. Als je toch uren wilt presenteren, kun je deze altijd omrekenen in je eigen analyse, Ook Frontvision – DRP werkt op basis van euro’s en verwerkt de ingeplande uren direct op de begroting. Hierdoor heb je direct inzicht in de invloed van je dienstroosterpatroon op de financiën. Dit is een stuk eenvoudiger dan voortdurend omrekenen van beschikbare uren.

terug naar de artikelen – uitgelicht