Hoe werkt tactisch capaciteitsmanagement
Om als zorginstelling financieel succesvol te zijn, is het van cruciaal belang om controle te hebben over de inzet van personeel. Gemiddeld genomen vormen de personeelskosten ongeveer 65 procent van de totale uitgaven van een zorginstelling. Binnen een zorgteam ligt dit percentage vaak nog hoger, rond de 80 procent. Wat is de sleutel tot succes? Tactisch capaciteitsmanagement.
Om controle te hebben op de inzet van personeel moet er een duidelijke visie liggen en een onderbouwd personeelsplan. Hierbij is het belangrijk om strategische beslissingen te nemen waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van de cliënt, medewerkers en de bedrijfsvoering. Als deze visie op personeel (Strategisch capaciteitsmanagement) duidelijk is kan hij vertaald worden naar praktijk. Hier komen tactisch en operationeel capaciteitsmanagement in beeld.
Het is namelijk belangrijk om te weten wat jouw visie betekent voor de toekenning van budgetten, contractformatie, planning(patroon)(Tactisch capaciteitsmanagement) en de invulling van je roosters (Operationele capaciteitsmanagement). De uitgangspunten moeten eenvoud, minimale administratieve handelingen en de menselijke maat zijn. De zorg staat centraal, niet de administratie. Als je tactisch ‘de goede dingen regelt’, dan kunnen de planners in het roosterproces ‘de dingen goed regelen’.
Capaciteitsmanagement op tactisch niveau zorgt ervoor dat deskundige medewerkers op het juiste moment zorg kunnen bieden aan de cliënt. Om dit goed te doen moet er rekening worden gehouden met drie factoren:
- Het beschikbare budget
- Het dienstroosterpatroon
- Het gecontracteerde personeel per functie
Deze drie factoren moeten op elkaar afgestemd worden om de zorg zo passend mogelijk te leveren. Eén van de dingen waar je hierbij tegenaan kan lopen zijn de financiële grenzen. Een zorgteam krijgt namelijk een bepaald budget. Iedere cliënt brengt inkomsten met zich mee. Van deze inkomsten gaat een bepaald deel naar het personeel. Dit verschilt vaak per zorgzwaarte en wordt bepaald door de financiële afdeling. Dat kan er als volgt uit zien:
Het zorgteam geeft vervolgens het aantal cliënten per zorgzwaarte aan in zijn/haar team.
Een andere factor is het aansluiten van de dienstroosters op het beschikbare budget. Het dienstrooster wordt gemaakt op basis van de wensen van een cliënt en dient de zorgvraag te beantwoorden, zonder daarbij over de beschikbare budgetten en middelen heen te gaan. Op functieniveau kan een dienstrooster er als volgt uit zien:
Het dienstrooster wordt opgesteld op basis van de uren die direct aan de cliënt worden besteed (netto ureninzet). Om te begrijpen wat dit kost, moeten er rekening worden gehouden met enkele factoren:
- De bruto/netto factor: In het rooster zie je meestal alleen de directe uren met de cliënt, maar medewerkers hebben ook andere uren, zoals vakantie, ziekte, bijscholing en teamvergaderingen.
- ORT toeslagen (avond/week/feestdagen): De gemiddelde kosten per uur zijn hoger in de avond/nacht, tijdens weekenden of op een feestdag. Dat kan oplopen tot honderdzestig procent
- Gemiddelde kosten per functie: Om aan de zorgvraag te voldoen zijn er verschillende functies en specialisaties nodig. De kosten daarvoor kunnen verschillen.
Door deze factoren samen te voegen kunnen de verwachte uitgaven worden berekend. Dit wordt vergeleken met het beschikbare budget. Een verschil kan tot aanpassingen in het dienstrooster leiden.
Tot slot moet er gelet worden op de contractformatie van het zorgteam. Als deze niet aansluit op het wenselijke dienstroosterpatroon ontstaat het risico dat het rooster niet rondkomt of dat er duurdere krachten worden ingezet. Zo kan het gebeuren dat een zorgteam meer VIG’ers op contract heeft dan nodig is volgens het dienstrooster, terwijl er een tekort aan helpenden is. Daardoor kan het voorkomen dat een VIG’er het werk van een helpende doet. Dit zorgt voor hogere kosten dan oorspronkelijk ingeschat is.
Hoe helpt Frontvision om de kosten onder controle te houden, te sturen op de wenselijke formatie en te zorgen dat zorgorganisaties kwalitatief goede zorg kunnen blijven leveren?
Frontvision heeft een handige applicatie ontwikkeld om tactisch capaciteitsmanagement eenvoudiger te maken. Met deze applicatie kan het zorgteam gemakkelijk binnen het beschikbare budget werken, gebaseerd op het aantal cliënten dat aanwezig is. Het zorgteam is dus eigenaar en niet de financiële afdeling. Door het opstellen van een Dienstroosterpatroon (DRP) wordt het duidelijk wat de te verwachten uitgaven zullen zijn. Je hoeft niet zelf meer te rekenen! Dankzij het programma zijn de kosten voorspelbaar geworden en blijven de kosten voor zorgpersoneel in lijn zijn met de inkomsten.
In Frontvision-DRP heb je direct inzicht in de verschillende functies die beschikbaar zijn in het zorgteam. Dit is handig voor managers en HRM bij het maken van tactische en strategische keuzes. Het programma is dus niet alleen nuttig voor (teamleiders in de) zorg en financiële experts! Je kunt altijd zien hoeveel openstaande vacatures er zijn, wat zorgt voor duidelijkheid en rust voor het personeel. Bovendien helpt het programma onnodige inzet van ZZP’ers en/of overuren voorkomen. Zorgteams, managers en financiële controllers kunnen teams met elkaar vergelijken en analyses uitvoeren. Het belangrijkste voor de oprichters van Frontvision? Het programma moet eenvoudig zijn en blijven.